A arte de delegar: 6 dicas para líderes de TI

[Romildo de Paula Leite]

Deixar de lado tarefas vitais pode ser um desafio. Mas os CIOs podem se libertar para lidar com questões de alto nível e construir equipes mais fortes.

Christina Wood, CIO

Para alguns líderes, delegar é difícil. Há uma voz em sua cabeça que diz: “Eu vou fazer isso sozinho. Será mais rápido. Vai dar certo.” Essa voz ajudou você a entrar em seu papel atual. Mas será, eventualmente, sua ruína.

De acordo com David Giannetto, CEO da WorkWave, essa voz geralmente é alta na mente dos líderes porque você sabe que pode entender os detalhes, ver o que precisa acontecer em seguida e então fazer. “Mas à medida que seu papel [na organização] aumenta, você chegará a um ponto em que isso não será mais possível”, diz ele. “Você vai ficar sobrecarregado. E quando isso acontece, você precisa ter pessoas ao seu redor que possa confiar. Você precisa se cercar de pessoas que ganharam sua confiança”.

E esse é o desafio. Se você não delegar, você não terá essas pessoas ao seu redor. Ou eles serão deixados para outro empregador que possa dar a eles as oportunidades de crescimento das quais você não conseguiu abrir mão.

Delegar é uma habilidade vital que todos os líderes de TI devem aprender. É a única maneira de sobreviver, construir uma equipe excelente e expandir seu departamento ou empresa. Mas isso não torna as coisas fáceis.

Aqui estão algumas dicas de líderes de TI que aprenderam a delegar até mesmo as tarefas mais desafiadoras de um CIO.

Imagine que você está de férias

Embora possa parecer um problema, as dificuldades de delegar geralmente residem na própria mente de um líder de TI. As boas notícias? Você não precisa de ninguém para ajudá-lo a mudar sua atitude em relação à delegação. Muitos líderes de TI usam truques mentais para ajudá-los a alcançar uma mentalidade que facilite a delegação.

“Muitos líderes acham difícil confiar em outros para realizar tarefas que eles faziam antes”, diz Mike Anderson, CIO Global da Netskope. “Sempre há esse sentimento de ‘eu posso fazer isso mais rápido’.

Assim, ele se lembra que, se não delegar, nunca poderá sair de férias sem enfrentar emergências ou ter que ficar perto de uma conexão com a internet.

“O que me ajuda a delegar é lembrar que escrever código significa ter que manter o código”, diz Tim Panagos, CTO e cofundador da Microshare, com sede na Filadélfia. “Então, penso em delegar as tarefas de hoje como se fosse realmente delegar tarefas futuras. Isso me ajuda a me sentir bem em desistir de alguns dos trabalhos atuais”.

Se isso parece impossível, você pode ter algum trabalho a fazer. Mas você também pode chegar lá – delegando trabalhos.

“Vou todos os anos a uma casa de campo no Norte de Michigan com minha família”, explica Anderson. “Não há sinal de celular ou acesso à internet, apenas um telefone fixo antigo que chamamos de “bat phone”. Minha equipe sabe que só deve ligar para o bat phone em caso de emergência. Se eu atender o telefone – e precisar entrar na internet – tenho que dirigir até a cidade. O bat phone nunca tocou”.

Prepare seu time

Chegará um momento em que você também vai querer sair de férias. Ou você pode ficar doente, ter uma emergência ou ficar muito ocupado trabalhando em uma preocupação de nível superior para continuar fazendo tarefas que você sabe que deve delegar. Mas se você não planejou isso, não poderá delegar quando chegar a hora. “E as pessoas que não delegam, esgotam-se”, diz Anderson.

Delegação leva preparação. Antes de poder delegar, você precisa de pessoas para quem delegar. Se você acha que não tem essas pessoas, o primeiro passo é determinar por que isso acontece, diz Giannetto, da WorkWave. “Avalie primeiro se você não confia em seu pessoal porque você não tem ninguém competente no nível que você precisa”, diz ele. “Se isso for verdade, você não tem a equipe certa e precisa de novas pessoas”.

Mas isso também pode ser uma armadilha mental disfarçada. Os líderes podem ser resistentes a dar aos funcionários a chance de provar que são confiáveis, especialmente se uma experiência anterior de delegação não foi boa, confirmando, em sua mente, que não tem as pessoas certas. Pode valer a pena revisitar isso. “Delegar é aceitar que o fracasso pode ocorrer”, diz Giannetto. “Se você não der a alguém a liberdade de falhar, você não os está capacitando o suficiente para se encarregar dessa tarefa”.

Esse “fracasso” que você presenciou pode ter sido parte de um processo de aprendizado. “A realidade, como você sabe já que está acostumado a fazer coisas complexas, é que você falhará dez vezes e terá sucesso uma vez”, diz Panagos, da Microshare. “Você provavelmente vê esse caminho do fracasso para o sucesso como parte do seu processo. Mas quando você está olhando para o processo de outra pessoa, você pode vê-los como verdadeiros fracassos”.

E depois de testemunhar esse fracasso, você pode ter decidido que precisa contratar pessoas experientes e habilidosas nessas tarefas antes de colocar qualquer coisa em seu prato.

“Todo mundo quer contratar a pessoa com dez anos de experiência de uso de alguma ferramenta ou tecnologia porque acha que é a melhor pessoa para fazer esse trabalho”, diz Anderson, da Netskope. “Mas todo mundo também está procurando por essa pessoa. Digo às pessoas que, em vez disso, procurem por soft skills ou hard skills fundamentais que alguém precisa para aprender essa nova tecnologia ou assumir essa tarefa”.

Você pode já ter essa pessoa em sua equipe. Existe alguém que tenha o pulso da equipe ou do cliente, uma habilidade técnica ou uma mente de resolução de problemas que poderia – com alguma orientação e direção – ser muito bom no que você está hesitando em delegar?

Comece com uma declaração de problema

Quando você identifica essa pessoa, a forma como você lida com a delegação pode ter um enorme impacto no sucesso desse empreendimento. E isso começa com as tarefas que você escolhe descarregar. “Certifique-se de não reter todas as coisas que deseja trabalhar e delegar apenas as coisas que não deseja”, diz Anderson. “Vejo líderes delegarem apenas as tarefas monótonas que ninguém quer fazer”. Isso não desenvolverá as habilidades de sua equipe nem ajudará você a confiar nelas.

“Acredito firmemente que você precisa delegar a tomada de decisões à pessoa mais próxima do problema”, diz Anderson. “Porque são elas que têm as informações mais relevantes para a solução do problema”.

Mas não apenas entregue a decisão e espere o melhor. Existe um truque para obter o resultado desejado.

“Comece com uma declaração de problema”, diz Anderson. “Comece dizendo às pessoas: ‘Aqui está o problema que precisamos resolver e aqui estão as barreiras dentro das quais você precisa resolvê-lo’. Então confie neles para fazer isso, pedindo-lhes que voltem com algumas soluções para que vocês possam decidir juntos qual é o caminho certo a seguir”.

Isso dá à pessoa que está lidando com a tarefa a autonomia e o controle necessários para que ela a assuma e aplique sua própria solução criativa de problemas a ela. Isso também protege o resultado, permitindo que você avalie e oriente a discussão sobre a decisão. Esse processo ajudará essa pessoa a ganhar sua confiança, aprender a tomar decisões e se tornar, eventualmente, um membro da equipe em quem você pode confiar para operar de forma mais autônoma e com decisões maiores.

“Também há uma maneira errada de fazer isso”, diz Anderson. “Isso quer dizer: ‘Quero que você use esta solução, implemente-a dessa maneira e faça-a neste prazo’. Isso não é delegação. Isso é comando e controle. Pode parecer como delegar porque você o colocou na lista de tarefas de outra pessoa. Mas você não os capacitou para resolver um problema”.

Deixe as pessoas falharem para aprender

Como o aprendizado geralmente envolve falhar algumas vezes, talvez você precise trabalhar para delegar as tarefas que considera mais importantes. Comece transmitindo coisas que você pode se sentir mais confortável em deixar de lado ou que não são uma crise se derem errado. E então resista ao desejo de intervir e salvar o dia quando você vê o fracasso como iminente.

“Dizem que o melhor vendedor não se torna o melhor gerente de vendas”, diz Anderson. “Essa pessoa gosta muito da arte do fechamento e não tolera perder um negócio. Então, eles sempre entram e salvam o representante”.

Isso não é delegar.

“Quando você fizer isso, as pessoas aprenderão que não importa o que elas façam, porque você vai entrar e salvá-las”, diz Anderson, acrescentando que elas também terão medo de falhar.

Há também uma grande vantagem em deixar os membros de sua equipe aprenderem falhando: quando eles descobrem, eles podem resolver o problema de uma maneira diferente, talvez melhor, da maneira como você sempre fez.

“É assim que a diversidade de pensamento entra nas organizações”, diz Anderson. “Você pode dar a três pessoas o mesmo problema e elas retornarão com três soluções diferentes – geralmente ótimas. Então você pode comparar essas três soluções e chegar a uma que reúna o melhor de todas as três”.

Mas você só pode chegar até aqui vivendo com o processo desconfortável e muitas vezes demorado de assistir alguém aprender por tentativa e erro.

“Você está investindo em seu pessoal e permitindo que eles se estendam”, diz Panagos. “A maioria das pessoas em TI gosta de resolver problemas. Eles valorizam o respeito, talvez mais do que o dinheiro. Delegar é uma maneira de dar às pessoas problemas difíceis e mostrar a elas que você as respeita o suficiente para permitir que elas tentem resolvê-los”.

Panagos descobriu que, delegando, ele também poderia aprender com sua equipe. “Descobri que eles tinham uma frase para as coisas que eu faria”, diz ele. “Eles chamavam de ‘MITing it’, porque essa era minha universidade. Eles diziam: ‘Tim está MITing isso aqui!’ Uma vez que percebi que eles tinham uma palavra para a maneira como eu complicava as coisas, isso me deu a introspecção para me perguntar: ‘Eu estou projetando demais?’ ‘Eu poderia fazer isso de forma mais simples, rápida e conveniente?’.

Considere delegar duas vezes

Ao construir uma equipe em que você confia o suficiente para delegar tarefas importantes, a redundância é inteligente. Parece caro no início, mas pode levar a melhores resultados – e melhor formação de equipe – delegar a mesma tarefa a mais de uma pessoa.

“Espalhe um pouco seus riscos”, diz Panagos. “Especialmente se você tem uma tarefa grande que será difícil de fazer, mas sente que, em última análise, seria melhor se outras pessoas soubessem como fazê-lo. A primeira vez que você delegar, dê [a tarefa] para mais de uma pessoa”.

Isso pode parecer um desperdício. Mas é um investimento na criação da capacidade de delegar, o que vale a pena. Isso fará com que sua equipe veja que você está investindo no crescimento deles. Isso também liberará um grande gargalo que pode estar impedindo sua produtividade.

“O tempo do líder é o que mais escasseia”, diz. “Não é a única coisa escassa, mas muitas vezes é um limitador, principalmente se você é um líder que tem o hábito de guardar tudo para si mesmo. Delegar a tarefa a duas pessoas provavelmente é um uso melhor do tempo, organizacionalmente, do que encadear tudo em uma única pessoa”.

Faça crowdsourcing de tarefas e treinamento complexos

Às vezes você se depara com uma tarefa que parece, à primeira vista, muito importante para delegar. Mas, à medida que você se sente mais à vontade para delegar, pode ver o poder do crowdsourcing.

“Como líder, você pode receber uma meta de redução de custos”, diz Anderson, como exemplo. “Te dizem, ‘eu preciso que você faça um plano de reestruturação de economia de custos’. Muitos líderes decidirão assumir essa tarefa porque ela impacta a vida das pessoas. Mas o que fiz foi ir aos meus líderes e dizer: ‘Aqui está o nosso desafio. Quero que cada um de vocês retorne com algumas opções’”.

No mínimo, você será apresentado a uma infinidade de ideias, muitas das quais você pode não ter criado por conta própria.

Essa estratégia pode funcionar até mesmo com a tarefa de delegar. Talvez você tenha alguém com um conjunto de habilidades em sua equipe. Em vez de depender dessa pessoa para tudo que envolve esse conjunto de habilidades, delegue a tarefa de espalhar esse conhecimento.

“Por exemplo, os líderes de TI nem sempre têm grande perspicácia financeira, mas eu tinha uma pessoa na minha equipe que tinha fortes habilidades de P&L. Eu poderia delegar qualquer coisa financeira a ele”, diz Anderson. “Mas eu queria que todos os meus líderes pensassem em administrar sua parte da organização como um negócio. Então, pedi a esse líder que aumentasse essa experiência na equipe”.

Delegar é uma das coisas complexas. Quanto mais você fizer isso, e quanto mais você falhar nisso, melhor você ficará. “Quanto mais você exercita esse músculo, mais forte ele fica e menos doloroso se torna”, diz Panagos. “Uma vez que você domina um pouco o instinto, ele vem mais naturalmente”.

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