Detalhes… não são Detalhes para o Gerente Eficaz

[Textile Industry]

Fonte:|ogerente.com.br|

Eugen Pfister

Na disciplina de gerenciar pessoas, recursos e tarefas com eficiência e eficácia nem tudo se resume em objetivos, planos e estilos de liderança. Há detalhes que costumam escapar da atenção dos profissionais da área, e que os grandes teóricos tendem a ignorar solenemente.

Exemplos? Vamos lá…

É incalculável o número de trapalhadas e a ineficiência causadas por perguntas vagas -“está tudo sob controle?”; “você entendeu?” – ou por exortações baseadas em linguagem genérica: “espero que você tudo de si para o bom andamento do projeto!”

Seria preferível verificar, ponto a ponto, o quê se supõe que esteja sob controle e bom andamento e ouvir atentamente a resposta do subordinado acerca de questões como prazo, custos, dificuldades, etapas do plano, problemas potenciais, disponibilidade de recursos etc.

O que quero dizer é que o gerente eficaz traduz (especifica) o significado operacional ou comportamental da exortação “dar tudo de si”, que tanto pode ser pontualidade, obediência ao cronograma, relatórios diários, informar desvios em relação ao planejado e assim por diante.

Evita-se, assim, problemas de interpretação: “eu pensei que tinha entendido…”

Outro exemplo de táticas negligenciadas para obter resultados envolve o uso da pergunta certa e certeira, proferida no tom e com a dosagem de autoridade adequada. Lembre, caro leitor, que nem sempre a qualidade da resposta é congruente à qualidade da pergunta. Contudo, a recíproca – perguntas mal formuladas – não é verdadeira, pois tende a suscitar respostas de baixa qualidade: sim, não, está tudo sob controle, fique tranqüilo…

Em trabalhos recentes colhi três exemplos em que gerentes de diferentes empresas buscam informações e, quero acreditar, de resultados:

– “Sei que estamos atrasados, mas o relatório financeiro vai estar pronto para a reunião de amanhã?” – “Você já identificou onde cortar 10% dos custos do Departamento?” – “Os backups estão sendo feitos?”

Se não estivesse por perto, diria que tais perguntas foram feitas por um estafeta e não por gerentes profissionais. Em comum, elas apresentam três inconvenientes.

Primeiro, há o risco de obter respostas parciais ou inconclusivas que não asseguram que o relatório, que a análise dos custos e que os backups estão sendo feitos dentro do prazo e com as especificações esperadas. Importante: quem decide o que relatar é o subordinado e não o gerente.

Segundo, por serem genéricas estão sujeitas à múltiplas interpretações, induzindo o gerente a supor que está tudo sob controle quando não é o que acontece.

Terceiro, tal como formuladas, elas não transmitem o necessário senso de importância, urgência e responsabilidade que as circunstâncias exigem.

Dito e feito: nos três casos que presenciei colheu-se um rosário de justificativas e confusões semânticas. Coisas do tipo: “disse que estava indo bem, não que estava perfeito…” E adivinhem só quem plantou a confusão? Isso mesmo, os próprios gerentes.

Lembre-se que o gerente eficaz cobra desempenho e não empenho, resultados e não justificativas, fatos e evidências concretas e não promessas e boas intenções. Portanto, uma abordagem profissional teria um formato parecido aos exemplos abaixo:

– “O que você está fazendo (ou pretende fazer) a partir de agora para apresentar, impreterivelmente, o relatório financeiro até as 14 horas de amanhã para que possamos trocar ideais antes da reunião de Diretoria marcada para as 16 horas?” – “Quais os principais pontos do seu plano de redução de custos para o Departamento? Preciso fazer uma avaliação preliminar, pois você irá me assessorar na reunião do conselho administrativo na próxima terça. – “Quem é responsável pelos backups? No passado quanto tempo tem demorado para que as fitas estejam prontas? Que problemas tem surgido e o que você tem feito para solucioná-los?”

Detalhes, prezados gerentes, detalhes… Agora, se você julga que não dispõe de tempo para essas miudezas é melhor rever os conceitos e mudar a postura. Os futuros problemas e crises estão nos detalhes; o maior perigo é o perigo oculto, aparentemente insignificante.

Enfim, detalhes não são apenas detalhes como supõe a nossa vã filosofia gerencial.