Entenda o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital e seu grande Nó

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Fonte:|ogerente.com.br|

Sabemos que inúmeras são as obrigações acessórias que os contribuintes devem regularmente apresentar aos Fiscos da União, dos Estados e dos Municípios sob pena de prestação pecuniária na hipótese de descumprimento. Vale destacar que a inobservância de preceitos de lei que regem o sistema financeiro tributário, pode acarretar em sanção penal, entre as tipificações previstas nos crimes contra a ordem tributária.

Assim, cada dia mais, o contribuinte se vê a mercê dos Órgãos Públicos para atender às normas legais e administrativas que regulamentam as denominadas obrigações acessórias.

Neste contexto, instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) foi prevista inicialmente para os fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008 em relação às Empresas sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, conforme Portaria RFB nº 11.211/2007 e aos optantes pelo lucro real (inciso I, art. 3º, IN RFB nº 787/2007); em relação aos fatos contábeis desde 1º de janeiro de 2009 para as demais Empresas sujeitas ao lucro real (inciso II, art. 3º, IN RFB nº 787/2007).

Vale destacar que há entendimento no sentido de que cooperativas estão dispensadas ao seu cumprimento, com fundamento na IN RFB n º 787/2007, que dispõe acerca de sua obrigatoriedade apenas para as sociedades empresárias.

O Sped Contábil capacita o Fisco em obter informações relevantes de todas as operações praticadas pelo contribuinte já que estão compreendidos os livros: Diário, Razão, Balancetes, Balanços, Fichas de Lançamento e auxiliares quando existirem.

Quanto à Escrituração Fiscal Digital (EFD) instituída pelo Convênio ICMS nº 143/2006, a sua obrigatoriedade é estabelecida a critério da unidade federada. O Protocolo ICMS nº 77/2008 traz em seus anexos a listagem das empresas que estão obrigadas à EFD, o Estado de São Paulo se encontra no anexo XXIII, sujeitando-se a atualizações por meio do Comunicado Deat.

Desde 1º de janeiro de 2009 há contribuintes sujeitos à EFD e a sua obrigatoriedade cresce. Muitos estarão obrigados a partir de 1º de janeiro de 2011, o que poderá ser confirmado, em relação aos contribuintes paulistas, através de consulta por meio de aplicativo disponibilizado pela Secretaria da Fazenda do Governo do Estado de São Paulo.

A EFD substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros fiscais (cláusula 7ª, Convênio ICMS 143/2006): registro de entradas; registro de saídas; registro de inventário; registro de apuração do IPI e Registro de Apuração do ICMS.

Por fim, destacamos que em breve muitos serão os contribuintes sujeitos ao Sped do PIS e da COFINS.

A EFD- PIS/COFINS será utilizada pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração das contribuições PIS/PASEP e COFINS, e nos regimes de apuração não cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos créditos da não cumulatividade.

Os documentos e operações da escrituração representativos de receitas auferidas e de aquisições, custos, despesas e encargos incorridos, serão relacionadas no arquivo da EFD- PIS/COFINS em relação a cada estabelecimento da pessoa jurídica. A escrituração das contribuições sociais e dos créditos será efetuada de forma centralizada pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica.

Estão obrigadas a adotar a EFD-PIS/COFINS:

I) Em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de abril de 2011, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 2.923, de 16 de dezembro de 2009, e sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real (redação alterada pela IN RFB nº 1.085/2010);

II) em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2011, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real;

III) em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado; e

IV) fica facultada a entrega da EFD-PIS/COFINS às demais pessoas jurídicas não obrigadas, nos termos deste artigo, em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de abril de 2011 (redação alterada pela IN RFB nº 1.085/2010).

A EFD-PIS/COFINS será transmitida mensalmente ao Sped até o 5º dia útil do 2º mês subsequente a que se refira a escrituração e a não apresentação no prazo fixado acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 por mês-calendário ou fração.

Diante do exposto, conclui-se que em face das inúmeras obrigações dos contribuintes, as informações prestadas devem ser concisas, evitando-se divergências e visando ao não questionamento e/ou possíveis autuações fiscais.

Autora: Elaine C. Mendes Gomes Lucizano

 

O grande nó da escrituração fiscal digital

Fazer a escrituração fiscal em formato digital é simples. Complicado é ter as informações exigidas pelo Fisco. E, a partir de janeiro do ano que vem sua empresa já deve estar preparada para esta obrigação.

Qual é o grande nó da escrituração fiscal digital?

Toda mudança acarreta apreensão, incertezas e novas formas de trabalho. E, como a legislação fiscal muda muito e sempre, as empresas a todo momento modificam seus processos de trabalho.

Pois bem, agora é o momento de refletir sobre as mudanças que as empresas devem se preocupar em realizar para atender a obrigatoriedade da escrituração fiscal digital.

Tudo leva a crer que, a partir de janeiro de 2011, o Fisco estará exigindo de todas as empresas que pagam ICMs e IPI juntos, a apresentação da escrituração fiscal no formato digital.

E, apesar de ser um procedimento simples, as informações que devem conter nesta documentação – muitas vezes – não estão disponíveis nos sistemas de gestão das empresas. E, quais seriam estas informações? Cadastro de produtos, de clientes, de fornecedores e das operações.

Na experiência que adquiri nos anos que participei na construção do projeto com as empresas piloto ( as 40 maiores do país) percebi que não havia um caso igual ou parecido com outro.

Mesmo empresas do mesmo setor, por suas particularidades nos modelos de sua administração interna não tinham o mesmo tipo de problemas.

Você pode não acreditar, mas empresas que já estão obrigadas desde janeiro do ano passado, ainda não conseguiram gerar as informações pedidas para o fisco.

Um dos problemas, mas não o maior, é o volume de informações que são geradas de uma mesma operação. Para melhor entendimento, damos como exemplo os dados relativos à compra de produtos: quando os livros eram em papel informávamos somente o valor total da nota, bases de cálculo e os valores creditados de ICMS e IPI. Pois bem, no livro digital além desses dados são informados todos os itens que compõe essa nota fiscal: descrição do produto, NCM, valor unitário, descontos, os valores relativos as bases de cálculo e contribuição ao PIS e COFINS.

Em outras palavras: se mandávamos 100 informações sobre uma operação, hoje mandamos 1.000.

Mas onde está o grande nó?

Nas informações que as empresas “não sabem” que não tem, ou que não tem a qualidade requerida pela fiscalização.

Vamos fazer um teste: a sua lista de mercadorias, matéria-prima, por exemplo, contém os códigos de produtos do IPI? Na grande maioria das empresas não.

E, não tem porque os sistemas de gestão que utilizam não contemplam estes dados, que são para o Fisco, obrigatórios na escritura fiscal digital.

Então, o grande nó da questão escrituração fiscal digital está em cadastrar todos os seus produtos em seus sistemas, de forma a evitar multas e penalizações do Fisco.

Este processo exige esforços e é demorado. Existem empresas que já há dois anos estão obrigadas a fazer a EFD e não conseguiram devido a esta falha. Ou seja, o Fisco pede muito mais coisas que os sistemas têm a oferecer.

Fica, então, o nosso alerta: analise seu sistema e veja se ele dá conta desta nova obrigatoriedade fiscal e comece, agora, a cadastrar as informações de qualidade que o Fisco exige.

E, mesmo que em janeiro de 2011 o Fisco resolva postergar a data, você terá procedimentos fiscais digitalizados, seguros, com eliminação de papéis e ganhos excelentes de tempo e de dinheiro.

Como a adoção é inevitável, as empresas podem antecipar os estudos sobre a implantação, verificando a qualidades dos dados gerados por seus sistemas informáticos, bem como, regularizar o que for necessário.

Em minha opinião, do Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que também inclui a Nota Fiscal Eletrônica NF-e e a ECD (Escrituração Contábil Digital), a Escrituração Fiscal Digital – EFD é o mais abrangente e complexo em volume e qualidade de informações. E esse volume tendo a crescer ao longo do tempo.


Um abraço,
Homero

Autor: Homero Rutkowski, diretor-presidente da Tupi Consultoria, representante do Conselho Federal de Contabilidade nos projetos de criação do SPED, colaborador da Comissão de Informática do CRC-SP e diretor da Associação das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (AESCON).