Mapeando processos para identificar oportunidades de melhoria

[DIETMAR VON GILSA]

É unanime entre gestores das organizações a necessidade de avaliar e melhorar processos, tanto administrativos quanto industriais.

Porém, melhorar processos requer tempo e dedicação, desta forma precisamos atentar para a importância de eficácia nesta atividade. Ninguém mais tem “tempo sobrando”, e nem recursos para disponibilizar em melhorias que efetivamente não tragam resultados para a empresa, principalmente resultados que foquem as reais carências da empresa, seja em termos de qualidade em seus produtos e/ou serviços, no custo, e/ou ainda na entrega.

Aliás, o foco na qualidade, no custo e na entrega, são essenciais em qualquer época, principalmente em momentos onde grande parte das organizações enfrentam a dura tarefa de encontrar demanda para seus produtos e/ou serviços, parte em função do aumento da oferta, parte por retração do consumo.

Dito isso, é preciso utilizar ferramentas consagradas para mapear e priorizar a melhoria de processos. Sempre existem oportunidades de melhoria, em qualquer atividade humana.

O MFV – Mapa de Fluxo de Valor, é uma ferramenta da filosofia Lean (enxuta) de trabalho. No MFV os gestores aprendem a “enxergar” o seus processos de forma clara e sem interlocutores, pois são eles, os próprios gestores (donos dos processos), que percorrem e desenham o estado atual de suas atividades. Posteriormente, é elaborado o estado futuro (a situação ideal), e assim as ações definidas são adotadas com a participação e envolvimento de todos os colaboradores, conseguindo a adesão e o compromisso com a manutenção da melhoria adotada.

Um mapa do fluxo de valor é uma representação visual dos fluxos de materiais e de informações para uma família de produtos. Serve para analisar o funcionamento sistêmico de um fluxo de valor e esboçar estados futuros melhores.

Mapear é uma etapa inicial crítica, pois é a partir dela que se desenvolve a aplicação das técnicas lean. Assim, o mapeamento ajuda a evitar o erro comum de selecionar ferramentas isoladas, que podem criar "ilhas de eficiência" e benefícios limitados.

O ciclo de mapeamento se inicia com o levantamento do estado atual. Então, rapidamente, um estado futuro é projetado, tendo como essência os princípios lean. O passo seguinte é elaborar um plano de implementação para alcançar o estado futuro.

O MFV é uma excelente ferramenta para identificar e priorizar ações que efetivamente venham em encontro as reais necessidades de melhoria da empresa, evitando assim o abstratíssimo e o desperdício de recursos (humanos e financeiros).