8 erros do ‘futuro do trabalho’ que os líderes de TI devem evitar

[Romildo de Paula Leite]

A força de trabalho híbrida é uma das várias tendências que estão reformulando a forma como o trabalho é feito, agora e no futuro.

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Os CIOs que oferecem suporte a uma mistura híbrida de trabalhadores remotos e no escritório, e aqueles que flutuam entre eles, precisam implementar novas ferramentas e estratégias para acertar. Mas eles também precisarão mudar a forma como pensam sobre o trabalho híbrido, que a empresa de análise Forrester caracteriza como “confuso”, embora diga que 51% das organizações estão se movendo nessa direção.

O trabalho híbrido costuma ser pensado em termos de localização, de acordo com um relatório de novembro do Gartner. “Se os líderes se concentrarem apenas na localização, perderão benefícios muito maiores… incluindo experiências flexíveis, colaboração intencional e gerenciamento baseado em empatia”, alerta o relatório.

Adotar uma abordagem flexível e centrada no ser humano que coloque as pessoas no centro do trabalho levará a um melhor desempenho do funcionário, menor fadiga e intenção de permanecer, de acordo com a empresa.

“Mesmo que os líderes céticos estejam menos preocupados com a fadiga e a retenção de talentos no atual clima econômico difícil, eles se preocupam com o desempenho”, diz Graham Waller, Distinto Vice-Presidente Analista do Gartner. “Os líderes muitas vezes estão tomando decisões sobre o futuro do trabalho com base em instintos e sentimentos de hoje. Isso pode ser um grande erro, pois a maneira como costumávamos trabalhar não será mais a mesma”.

Infelizmente, quando se trata de apoiar forças de trabalho híbridas e antecipar como as organizações conduzirão o trabalho no futuro, os CIOs provavelmente cometerão vários erros antes de facilitar com sucesso o local de trabalho ideal para suas organizações em 2023 e adiante. Aqui estão os culpados mais prováveis.

Mudar sua estratégia de retorno ao escritório

O trabalho remoto causou grande fadiga do Zoom em 2022, impulsionado por fatores como a falta de treinamento do gerente sobre como se conectar com as equipes remotamente, diz Rebecca Wettemann, Diretora da empresa de análise de tecnologia Valoir Research, sem mencionar a exaustão e o esgotamento de canalizar todas as interações dos funcionários por meio de uma tela.

Mas como os funcionários voltaram ao escritório, antecipando os benefícios das interações pessoais, muitos ficaram desapontados, graças a uma organização não totalmente preparada para sua chegada, diz ela, apesar de, em muitos casos, terem sido ordenados a fazer isso.

“A maior falha tecnológica foi esperar que as pessoas voltassem ao escritório sem agendamento sofisticado para os trabalhadores do conhecimento, que se deslocavam para o escritório para descobrir que não havia ninguém que precisassem/quisessem ver”, diz Wettemann.

No futuro, os líderes precisam incluir “mais monitoramento de presença e previsão para que, quando as pessoas vierem ao escritório, possam se reunir pessoalmente com as equipes”, diz ela. Eles também devem incorporar “uma abordagem mais orientada a dados para agendamento, que garanta que o trabalho híbrido apoie a diversidade, a equidade e a inclusão, além de uma estratégia de colaboração mais focada na linha de trabalho, em vez de uma abordagem de funções de tamanho único para todos os cargos”, diz Wettemann.

Kim Huffman, CIO da plataforma global de gerenciamento de despesas de viagem TripActions, aprendeu em primeira mão que não ter uma estrutura baseada em como seria o retorno ao escritório significava que os funcionários não obteriam os benefícios da experiência pessoal.

“As coisas ficam confusas… quando você não tem nenhuma estrutura para o retorno ao trabalho”, diz ela, acrescentando que não ter uma estrutura formal para retornar ao escritório foi uma “lição aprendida” para ela e outros líderes da empresa TripActions, e desde então, “nós nos organizamos um pouco melhor”.

Erodir a cultura de confiança e conexão

As questões de produtividade foram um “ponto de tensão borbulhante” que Huffman encontrou como parte da experiência de retorno ao escritório da TripActions. Por um lado, os funcionários que voltavam ao escritório sentiam que não eram tão produtivos, enquanto as pessoas que lideravam as equipes sentiam o mesmo sobre as pessoas que trabalhavam remotamente, diz Huffman.

“Isso exacerbou esse fenômeno do que realmente impulsiona a produtividade: é estar no escritório ou em casa?”, diz ela. “Existem vários pontos de vista que estão sendo fortemente contestados pelas empresas de tecnologia da Bay Area no momento, e será uma jornada muito interessante de se observar ao longo dos próximos dois trimestres”.

Como algumas pessoas voltaram ao escritório, Huffman acredita que ainda há uma percepção teimosa de que as que não voltaram não são tão produtivas. Os líderes de TI precisam antecipar essa tensão e ficar à frente dela, para garantir não apenas que os funcionários possam permanecer produtivos onde quer que estejam, mas também para que a cultura de confiança da organização não se deteriore.

Aqui, a chave é garantir uma cultura de conectividade, afirma o Gartner. “Líderes e funcionários de TI sentem que a conexão cultural é impulsionada principalmente pelas interações de trabalho do dia-a-dia, e não por estar no escritório”, de acordo com a empresa – que descobriu que 58% dos trabalhadores de TI acreditam fortemente que conexões significativas são baseadas em interações do dia a dia, não onde estão alocados, com apenas 21% dos trabalhadores de TI concordando que a conectividade é impulsionada por estar no escritório.

Não nivelar o campo de jogo

Com o aumento das reuniões híbridas, há um equilíbrio delicado a ser mantido entre como sua organização atende os colaboradores que participam de reuniões pessoalmente e aqueles que participam remotamente.

O CIO da Universidade de Phoenix, Jamie Smith, por exemplo, observou que as reuniões híbridas “aumentaram o abismo” entre as pessoas que vêm ao escritório e as que permanecem remotas. “Descobrimos que as pessoas do lado remoto achavam que eram menos do que [os outros]… porque não tinham a opção de vir para Phoenix”’, diz ele.

Para neutralizar isso, para cada reunião com opção presencial, os líderes agora farão uma segunda reunião puramente remota “para que todos sintam que estão no mesmo campo de jogo”, diz ele.

A universidade usa Zoom, Slack e Microsoft Teams, mas planeja aprofundar o uso da tecnologia de quadro branco com uma ferramenta chamada Miro, que “parece que você está colaborando na mesma sala”, diz Smith.

A equipe de TI de Smith está sempre procurando ferramentas para ajudar os funcionários da universidade a serem assíncronos, acrescenta ele, já que agora eles têm funcionários em mais fusos horários. Isso significa “apenas ter que viver com essas realidades que não tínhamos antes”, o que “nos forçou a entrar nesse modo assíncrono”, diz ele.

Com vista para o fator inovação

E não é apenas a experiência do funcionário que pode ser prejudicada por estratégias híbridas mal concebidas. Os esforços de inovação também podem falhar quando as experiências de colaboração são desiguais.

No início do trabalho híbrido na empresa de financiamento ao consumidor Synchrony, a CIO Bess Healy diz que ela e outros líderes da empresa “aprenderam rapidamente que a inovação híbrida requer um nível diferente de facilitação para ter sucesso”.

Os eventos que antes aconteciam pessoalmente o dia todo pareciam desgastantes para os membros da equipe em vídeo, diz Healy. “Então os dividimos em vários dias. Quando competíamos em eventos como hackathons, os membros da equipe sentiam falta da camaradagem de comer juntos a qualquer hora da noite, então replicamos isso com créditos de refeição onde quer que estivessem”.

Os líderes da empresa também enfatizam mais a “diversão planejada” jogando jogos pessoalmente e fazendo uma “pausa cerebral durante um evento de ideação”.

“Três anos depois, essas mudanças trouxeram mais pessoas para nossas equipes de inovação do que nunca, inspirando novas ideias em metaverso, pagamentos, experiência do cliente e muito mais”, diz Healy.

Não reimaginar o escritório para se adequar ao novo paradigma híbrido

É importante dar às pessoas um incentivo para que queiram voltar ao escritório e ficar juntas. Uma abordagem que algumas organizações estão adotando é projetar espaços de escritórios de maneira diferente, em vez de apenas fileiras de mesas ou cubículos.

“Um de nossos escritórios é novo e estamos tentando construir um espaço onde haja espaço para conversas e reuniões de grupos, não apenas todas as mesas”, diz Huffman. Os líderes devem tornar uma prioridade reimaginar os layouts dos escritórios este ano, diz ela.

Ser lento para experimentar a tecnologia do futuro

A realidade virtual é uma tecnologia que pode ter impacto no futuro do trabalho, e alguns líderes de TI estão considerando os benefícios.

Os fones de ouvido Oculus, da Meta, por exemplo, estão sendo lançados em caráter experimental na Universidade de Phoenix, que decidiu se tornar totalmente remoto. Essa foi uma grande mudança de mentalidade para Smith, que sentiu antes da pandemia que “a colaboração face a face era melhor e de alta fidelidade para fins de criatividade”, diz ele. “Então, quando tudo mudou para o modo remoto em tempo integral, isso foi contra minhas crenças fundamentais, então, pessoalmente, tive que me virar”.

Smith percebeu que ficar remoto não afetou a capacidade de TI de colaborar e as equipes conseguiram permanecer produtivas e lançar “novos produtos complexos no mercado”. Ele diz que trabalhar remotamente aumentou sua capacidade de acessar talentos tecnológicos fora da área de Phoenix.

Mas quando as pessoas estavam trabalhando em um modelo híbrido desde o início, haveria várias conversas acontecendo, e “as pessoas no lado remoto estavam ficando com o lado mais curto do bastão” porque “não conseguiam falar nada”, Smith lembra.

Então ele contratou seu primeiro engenheiro de áudio, que renovou a maior parte da tecnologia de reuniões da universidade. Os headsets Oculus estão sendo testados por algumas equipes em suas sessões diárias de design para ver se ajudarão as equipes a trabalhar melhor. A ideia é entender se “as ferramentas atrapalham ou ajudam?”, diz. “Muitas tecnologias [de colaboração] ainda são muito precoces em termos de recursos”.

Alguns comentários iniciais são de que usar um teclado físico no fone de ouvido é problemático, mas Smith diz que o experimento continuará no início de 2023. “O gasto não é muito, mas a questão é: é um brinquedo ou algo que muda fundamentalmente a experiência [do trabalho remoto]?”

Não trazer a TI para o escritório do futuro

Além de repensar o escritório e ter uma estratégia sólida de retorno ao escritório, os líderes de TI deveriam investir em tecnologias personalizadas para facilitar melhores experiências de trabalho híbrido.

Na Shure, empresa de eletrônicos de áudio, os líderes “passaram um tempo significativo ouvindo nossos funcionários sobre o trabalho híbrido” e, posteriormente, desenvolveram um plano chamado “WorkPlace Now” com base no que aprenderam, diz Robin Hamerlinck Lane, Vice-Presidente Sênior e CIO.

Os funcionários são livres para escolher um modelo de trabalho híbrido, e Hamerlinck Lane diz que os funcionários da empresa fizeram ajustes para a futura força de trabalho, fornecendo diferentes ferramentas para que eles se adaptem.

Por exemplo, “mudamos para assentos flexíveis em nossos escritórios globais, para que os trabalhadores híbridos ainda pudessem ter um espaço para trabalhar quando entrassem no escritório. Com o aplicativo iOffice, os funcionários podem reservar seus espaços de trabalho com antecedência ou quando chegarem”, diz ela.
A TI desenvolveu um sistema de tickets onde os funcionários que trabalham remotamente podem solicitar um kit remoto que inclui ferramentas para poder trabalhar de forma eficaz fora do escritório e ainda permanecer conectado a outras pessoas, diz ela.

Em 2023, a TI implantará o Teams em mais salas de conferência. “Estamos especialmente interessados em alavancar exibições de câmeras e painéis que forneçam igualdade em nossas experiências de reunião entre associados externos e internos”, diz Hamerlinck Lane.

O trabalho híbrido veio para ficar e isso também requer a adição de novas camadas de segurança, diz ela. A TI também está pensando nas necessidades de telecomunicações da empresa a longo prazo. “Os associados migraram para telefonia móvel e/ou baseada em IP e, portanto, precisamos buscar a evolução do telefone de mesa tradicional”, diz ela.

Subestimar o poder do low-code/no-code

Entre as várias iniciativas de TI da Shure, em 2023, a empresa priorizará o desenvolvimento do cidadão com low-code/no-code, afirma Hamerlinck Lane. Outra prioridade é construir uma plataforma na AWS para capacitar as equipes de desenvolvimento da empresa à medida que o software é migrado para a nuvem, e oferecer suporte a produtos IoT. A Shure também está investindo no Office 365.

“Todo o nosso programa de dados é construído para habilitar dados e ferramentas de usuário final para permitir o empoderamento do usuário final”.

Lesley Salmon, Vice-Presidente Sênior e CIO Global da Kellogg, concorda, dizendo que, à medida que a demanda por aplicativos continua a crescer, o desenvolvimento cidadão se tornará a norma para ajudar as pessoas a trabalhar com mais eficiência e, em breve, elas começarão a usar a plataforma de low-code da Microsoft.

“Permitiremos e encorajaremos nossa organização a desenvolver seus próprios aplicativos criando uma abordagem de comunidade para aprendizado e suporte”, diz ela.

E que melhor maneira de promover o futuro do trabalho do que capacitar os funcionários a melhorar os próprios processos de trabalho.

Esther Shein, CIO

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