Já pensou em mapear seu trabalho? Insights sobre a técnica que vai te tornar mais produtivo e reduzir erros (Value Stream Mapping)

[Romildo de Paula Leite]

Desde que comecei a gerenciar a Ásia, vi meu trabalho aumentar exponencialmente. Comecei a pesquisar na literatura formas de me tornar mais produtiva, reduzir redundâncias e me organizar ao invés de reclamar que estou sem tempo.

Pesquisei sobre a metodologia ágil e logo no início tomei uma chuveirada de água fria, pois não consegui aplicá-la no escopo do meu trabalho. Procurei um mentor super fera especializado em técnicas ágeis e ele me disse: “antes de pensar em ser "Agile" você precisa fazer um mapeamento do fluxo de valor (Value Stream Mapping)”. Confesso que nunca tinha escutado esse termo, que agora vejo ser um dos pontos na literatura "Lean". Já ouvi falar em procedimentos e processos, mas esse termo me escapou por completo.

 Ele, então, me indicou o livro Value Stream Mapping: como visualizar seu trabalho e alinhar a liderança para transformação organizacional (ainda sem tradução para o Português), que devorei em um final de semana. São justamente os insights desse livro que gostaria de dividir com vocês, que servirão como ponto de partida para continuar seus estudos na área.

 Às vezes, ficamos tão presos no dia a dia, na parte tática, que não paramos para refletir como gerenciamos nosso negócio ou trabalho e vemos como podemos melhorar nossa eficiência e resolver problemas prioritários. Somos sugados pela emergência do dia ou pelo cliente interno - ou externo - que "grita mais alto" . Sabe aquela impressão de estar ocupado o dia inteiro e chegar ao fim do dia com a sensação de que não resolvemos nada? Olhar para trás é tão importante quanto olhar para frente.

 O mapeamento do fluxo de valor é a sequência de atividades necessárias para elaborar, produzir e entregar um produto ou serviço, levando em consideração que a maioria dos fluxos é feita por meio de equipes multifuncionais, ou seja, vários departamentos numa mesma empresa. Sempre que há uma solicitação e entrega, temos oportunidade de mapear o fluxo de valor. Descrever a série de eventos que nos levam a concluir uma tarefa, da solicitação à finalização, nos faz pensar de forma estratégica (como, porquê e quando) sobre as nossas responsabilidades.

 E qual é a principal diferença com mapas de processo? O mapeamento de fluxo de valor fornece formas de estabelecer uma direção estratégica para fazer as melhorias e um foco primordial no cliente, enquanto o mapeamento de processo permite que as pessoas que realizam o trabalho elaborem melhorias táticas. A visão macro do fluxo precisa ser considerada e, às vezes, pode ser desconfortável, já que precisa se ajustar à realidade multifuncional em que ela existe. A habilidade de visualizar o trabalho é o passo principal para ganhar clareza sobre como o trabalho é feito. O processo de mapeamento revela redundâncias, disconexões ou complicações desnecessárias.

 Para evoluir, precisamos saber onde estamos antes de partir para o próximo estágio. Você sabe quanto tempo leva para fazer uma tarefa? E o processo inteiro? Com tantas interrupções que temos ao longo do dia, é difícil até pensar na possibilidade de fazer uma tarefa longa continuamente, mas é um exercício que trará benefícios futuros. Eficiência=Foco.

 Ao ganhar uma compreensão futura do estado atual, qual sua visão de melhoria? Qual o estágio ideal? Com o exercício anterior, você perceberá problemas e oportunidades de melhoria. Não seria ótimo reduzir reclamações, emergências e tensões tão comuns no mercado de trabalho?

 Perguntas que nos fazem pensar e ajudam a desenhar a visão:

• Quais são os problemas que devemos endereçar? Qualidade? Velocidade? Custo?
• O que o nosso cliente quer?
• Qual condição mensurável desejamos? Quais serão as métricas utilizadas?
• Como reduzimos atrasos?
• Como reduzimos custos e esforços?
• Há processos redundantes e desnecessários?
• Há processos que precisam ser eliminados (aprovações excessivas)?

 Sem dúvida, precisamos de pensamento crítico para ganhar um profundo entendimento de onde estamos e para onde queremos ir. No início, nosso foco era a descoberta. Depois, precisamos inspirar inovações, mediar discordâncias, reduzir a resistência a mudaças e ajudar o time a a ganhar consenso na visão que melhor serve o grupo.

 Quando o mapa estiver completo, precisamos de feedbacks sinceros dos stakeholders para descobrir informações relevantes que não foram consideradas. E fazer ajustes contínuos no processo para nos adaptar a mudanças constantes.

 E você? Possui alguma técnica de produtividade que você recomenda? O que você faz para reduzir erros e produzir valor na sua área?

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 Dyene Galantini - Diretora Global de Marketing da IHS Markit | Professora de Liderança Global e Marketing na Prática do MBA da UFRJ | Co-Chair do Comitê de Marketing da Câmara Americana de Comércio (RJ) | Palestrante profissional nas áreas de Saúde Mental no Trabalho, Diversidade e Inclusão, Liderança Femina, Liderança Global | Empreendedora e autora do best-seller Vencendo a Mente: como uma executiva de sucesso superou o transtorno bipolar

 Formação: Publicitária (BR) | Mestra em Administração de Empresas (EUA) | Executiva Global com mais de 20 anos em Gestão de marketing, Liderança/ Gestão de times multiculturais.