Por que as empresas têm tanto medo de simplificar?

[Jorgi Nishioka]

Por que as empresas têm tanto medo de simplificar?

Noticiado pelo NYT -24/03/2013

Ron Ashkenas

Embora a maior parte dos gestores reclame do excesso de responsabilidades, poucos estão dispostos a abrir mão de suas tarefas. Esta é uma das grandes contradições da vida corporativa: as pessoas adoram começar coisas novas – projetos, reuniões, iniciativas – mas têm muita dificuldade em interromper aquilo que já está em andamento.

Existem diversas razões psicológicas que explicam isso. Em primeiro lugar, embora as pessoas reclamem por estarem ocupadas demais, também se sentem satisfeitas com o fato de serem necessárias o dia todo. Ser ocupado é um símbolo de status.

Gestores também temem interromper as coisas, pois não querem admitir que estão realizando trabalhos desnecessários. Especialmente durante uma época com altos níveis de desemprego, os gestores querem convencer a si mesmos (e aos demais) de que o que estão fazendo é absolutamente fundamental.

Por fim, os gestores se tornam emocionalmente ligados a tarefas desnecessárias. Isso acontece frequentemente com 'projetos zumbi', atividades que foram canceladas ou que perderam a prioridade, mas que continuam a ocorrer porque os gestores não se desapegam.

O que é possível fazer para limitar atividades excessivas ou desnecessárias em sua empresa? A seguir, algumas diretrizes que devem ser mantidas em mente:

Separe a redução de custos da redução de trabalho. Uma vez que as pessoas tratam suas carreiras com muito zelo, é difícil pedir que façam coisas que podem levar à perda do emprego. Portanto, se a redução de custos é um fator importante, faça o possível para eliminar cargos primeiro. Só então se deve trabalhar com os 'sobreviventes' para eliminar atividades desnecessárias.

Transforme a eliminação de trabalho em uma atividade de grupo. Embora os gestores hesitem em apontar possíveis pontos de parada em suas próprias áreas, eles podem encontrar oportunidades em outros locais. Unir grupos de diferentes unidades de negócios traz mais chances de encontrar atividades que podem ser eliminadas.

Insira uma 'cláusula de caducidade' no contrato de formação de comitês, equipes e projetos novos. Ao invés de nadar contra a maré e tentar parar projetos em execução, transforme o processo de finalização em um evento natural no ciclo de vida das atividades empresariais.

De vez em quando, todas as empresas precisam apertar o botão de 'desliga' para projetos que acrescentam complexidades e custos desnecessários. Contudo, fazer isso exige que as empresas lidem com as dinâmicas psicológicas que fazem com que seja mais fácil começar do que acabar um projeto.

(Ron Ashkenas é sócio-gerente da Schaffer Consulting e atualmente é executivo residente na Escola de Negócios Haas da Universidade da Califórnia em Berkeley. Seu livro mais recente é 'Simplesmente Eficaz'.)